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Effektive Klausuren

Im Herbst und im Frühjahr finden sie immer wieder gerne statt: Jahresklausuren für größere und kleinere Geschäftsstellen, Teams und Abteilungen. Es scheint gut zu sein, sich einmal im Jahr zusammenzusetzen. Meist mit allen und nicht nur in projektbezogenen Teams. Trotzdem erzählen mir immer wieder Freunde und Coachees, mit genervt verdrehten Augen, dass sie jetzt halt eine Klausursitzung haben. Auf Nachfrage berichten sie von langweiligen und ausufernden Diskussionen und der Erfahrung, dass dort viel geredet wird, sich im Alltag aber sowieso nichts ändert. Klausuren können sehr langwierig und ineffektiv sein. Damit sie es nicht, möchte ich hier einige wichtige Planungsschritte zusammenfassen, die aus einer Klausur ein fruchtbares, zielführendes und motivierendes Arbeitstreffen machen kann.

Wenn ich als externe Moderatorin für Klausuren angefragt werde, besteht ein Großteil der Arbeit bereits im Vorfeld. Dabei stelle ich an die Verantwortlichen gleich beim Erstkontakt zwei Fragen: Was sind die Ziele der Klausur? Und an was erkennen Sie nach der Klausur, dass diese ein voller Erfolg war. Wenn die Antworten dann lauten: Wir wollen mal zusammenkommen oder wir machen das halt jedes Jahr so – dann kann ich mir ausrechnen, was bei der Klausur rauskommt. Aus der Reihe, man bekommt immer das, was man sich wünscht. Natürlich bekomme ich meist konkretere Antworten. Je konkreter, je zielgerichteter, je besser. Ich denke, es macht für die Gesamtklausur aber auch für jeden größeren Tagesordnungspunkt Sinn zu fragen: Warum reden wir darüber? Was ist das Ziel des Austausches? Kann und soll die Runde Beschlüsse fassen? Und wer setzt diese dann konkret um? Wenn sie keine Beschlüsse fassen kann, warum tauscht sie sich dann aus? Gilt es eine Strategie zu entwickeln, um andere zu beeinflussen? Wird eine entscheidungsrelevante Person im Gremium beraten?

Die Tagesordnung

Es gibt viele verschiedene Anlässe, warum ein Punkt auf eine Tagesordnung kommt. In nur ganz wenigen Fällen ist dies allen Teilnehmern transparent. Ich erlaube mir manchmal Tagesordnungen zu hinterfragen. Ich weiß, das nervt. Aber ich erlebe es dann auch in Klausuren, dass vorher darauf bestanden wurde, über ein Thema zwei Stunden zu diskutieren und wir waren nach 40 Minuten durch. Weil es eben leider nur für ganz wenige Personen eine Relevanz hatte. Nur die haben an der Tagesordnung maßgeblich mitgearbeitet. Man spart übrigens viel Zeit, wenn man bereits in der vorher verschickten Tagesordnung die Zielsetzung jeden Punktes kurz beschreibt.

Diskussionen im Plenum

12 Personen ist eine gute Diskussionsgruppe, das hat Jesus schon gewusst. Nun gibt es viele Arbeitszusammenhänge, die deutlich größer sind. Klausuren mit 30 bis 75 Menschen sind keine Seltenheit. Gerne wird hier auch mit allen diskutiert. Soll ja schließlich keiner was verpassen. Und jeder auch seine Meinung sagen können. An sich ist der Gedanke gut. Aber wir können immer nur einer Person zuhören. Plenare Diskussionen sind entsprechend langatmig. Manchmal auch konfus, wenn über eine Redeliste immer wieder verschiedene Beiträge aufgegriffen werden, die weit vorher schonmal angesprochen wurden. Eine Klausur, die den Schwerpunkt auf gemeinsame Diskussionen legt, braucht Moderations- und Gesprächstechniken, um nicht ermüdend zu werden. Ohne Moderation bieten sich sonst Kleingruppen an, die zu konkreten Fragen arbeiten und die Ergebnisse nur noch kurz im Plenum präsentieren.

In der Geschäftsstelle oder im Tagungshaus? 

Klausuren finden manchmal in der eigenen Geschäftsstelle statt, manchmal in Tagungshäusern. Beides geht. In den eigenen Räumlichkeiten ziehen Mitarbeiter in Pausen gerne ab, um schnell noch im Büro irgendwas zu erledigen. Dies passiert aber auch zunehmend in Tagungshäusern. Mit Laptops und WLAN lässt sich gedanklich an jedem Ort in die eigene Arbeitswelt abtauchen. Bei mehrtägigen Klausuren haben Tagungshäuser den klaren Vorteil, dass der Abend gemeinsam verbracht wird. Wenn es ums gegenseitige Kennenlernen geht, dann passiert hier meist mehr als mit jeder noch so spannenden Kennenlernübung.

Egal wo, es ist wichtig, dass es einen guten Tagungsraum gibt. Wahlweise mit einer guten Akustik, so dass sich alle gut verstehen können oder einer entsprechenden Mikroanlage. Mit einer Anordnung der Sitzplätze, so dass sich jede und jeder gut sehen kann. Ich persönlich mag Stuhlkreise. Ohne Tische. Ohne Laptops. Aber das ist Geschmacksache. In jedem Fall macht ein zu enger Tagungsraum gleich zu Beginn schon schlechte Laune. Und das ist ja eigentlich nicht nötig. Auch wenn ein größerer Tagungsraum vielleicht 800 € mehr Miete kostet.

Die Kosten einer Klausur

Wenn ich eine Klausur moderiere, dann entstehen meist Kosten zwischen 1.000 und 4.000 €. Es hängt von der Länge der Klausur, dem Vorbereitungsaufwand und anderen Faktoren ab. Das erscheint vielen erstmal viel Geld. Auch ein Tagungshaus mit Kosten von 80 oder 150 € pro Person erscheinen erstmal teuer. Wenn man sich die Kosten einer Klausur anschaut, dann werden gerne die höchsten Kosten übersehen. In einer Klausur sitzen viele Fachkräfte, die in dieser Arbeitszeit natürlich bezahlt werden. Gehen wir von durchschnittlichen Kosten von 250 € Tagesarbeitgeberbruttogehältern aus, dann kommt da einiges zusammen. Bei einer Klausur mit 50 Menschen und einer Dauer von 2 Tagen beträgt der Kostenaufwand hier 25.000 €. Ich finde, bei diesen Kosten darf dann auch was rumkommen. Und man darf was dafür tun, dass alle motiviert an einer Klausur teilnehmen.

Was folgt aus der Klausur? 

Bereits in der Vorbereitung der Klausur wird ja nach dem Ziel gefragt. Im Abschluss eines Tagesordnungspunktes ist die Ergebnissicherung der Abschluss. Nicht nur als Protokoll. Auch als klar definierte Aufgabenbeschreibung, wie es jetzt weitergehen soll. Wer ist zuständig für die besprochenen Veränderungen oder sonstige Maßnahmen? In welchen Arbeitsschritten soll was umgesetzt werden? Keine Frage, in der nächsten Klausur darf und muss geschaut werden, was davon umgesetzt wurde und was nicht.

Mit oder ohne Moderation? 

Ich finde ja, diese Frage ist so schon falsch gestellt. Eine Klausur braucht in jedem Fall eine Moderation. Sie kann intern gestellt werden oder eben extern eingekauft werden.  Intern geht selbstverständlich gut, wenn die moderierende Person keine eigenen Eisen im Feuer hat. Hat sie eigene Interessen kann sie nicht neutral moderieren und das merken die Teilnehmenden ganz schnell. Gegen eine Moderation aus einer anderen Abteilung spricht oft nichts, gerade Weiterbildung- oder Personalabteilungen verfügen hier auch oft über die technischen Kenntnisse für eine gute Moderation.

Bin ich Ihre Moderatorin? 

Gerne. Eine Klausur wird umso besser, wenn Sie den Termin mit mir frühzeitig absprechen und bei der Tagesordnung gemeinsam mit mir überlegen, wie wir es anordnen können. Ein Mix aus Kleingruppen und guter Plenumsarbeit hat sich in meinen Augen bewährt. Aber auch andere Lösungen sind selbstverständlich denkbar.

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Über Gisela Enders - Coach

Coach, Autorin, Bloggerin

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